Uma das dificuldades dos gestores está na organização e no gerenciamento das atividades do dia a dia. São tantas as tarefas e os prazos que fica fácil se perder. Às vezes, também a falta de tempo, compartilhado com outras atividades pessoais ou profissionais, pode ser um elemento que atrapalhe a boa organização. A boa notícia é que você pode colocar em prática algumas dicas que facilitarão a sua vida.
As listas de tarefas a fazer com a utilização de uma simples agenda, geralmente, são bastante pontuais e relativamente simples, como marcar uma reunião, pagar uma conta de luz, um fornecedor ou enviar um e-mail para clientes. No entanto, para atividades mais complexas, essas listas acabam sendo ineficazes e podem gerar ansiedade e frustração, pois você não consegue visualizar qual é mais urgente, nem quanto tempo deve gastar para realizar cada uma das demandas. Nesses casos, o plano de ação é indicado.
Para fazer um plano de ação vamos destacar pontos relevantes a serem observados:
Definir “o que” deve ser feito, suas etapas ou fases. Seja objetivo e sem generalidades na definição e procure também colocar na sua descrição, sempre que possível, uma meta para facilitar o acompanhamento.
Definir “porque” aquela ação dever ser feita, contendo a justificativa, os desafios a serem ultrapassados ou os benefícios a serem alcançados. Esta justificativa certamente estará alinhada com os objetivos principais de gestão da sua empresa.
Definir “quem” será responsável por realizar aquela ação. Defina uma pessoa responsável, aquela que deverá prestar esclarecimentos sobre sua execução. Isto não significa dizer que a pessoa indicada vá trabalhar sozinha na ação.
Definir “como” aquela ação será realizada. Estabelecer os métodos, a forma, as atividades ou os processos que serão desenvolvidos para a ação ser concluída com êxito.
Definir “quando” a ação realizada será concluída, a sua data limite.
Agora imagine estas 5 definições na forma de uma tabela e você terá uma ferramenta de gestão simples e bastante efetiva para auxiliar a sua administração.
Ressalte-se que, mesmo adotando esse modelo simplificado, é necessário que seus planos de ação sejam regularmente monitorados e avaliados. Destaque um momento no mês para fazer uma análise crítica, ponderando se eles estão sendo encaminhados como você pensou. Caso esteja, siga adiante! Caso não estejam, altere, faça modificações na sua planilha e use ela a seu favor e para facilitar a sua administração.
Lembre-se que as ações que você fará em seu plano devem estar, obrigatoriamente, alinhadas aos seus objetivos estratégicos que são aqueles de realização de maior prazo. Isto ajudará a definir as prioridades e ser coerente com o futuro que você pensa para sua empresa.
Ao final você terá uma simples e efetiva ferramenta de gestão que é utilizada largamente pelas organizações de sucesso. O plano de ação passa então a ser um instrumento para o dia a dia de sua organização. Simples, não é? Agora mãos à obra.